Política de privacidad
Última actualización: 26 de mayo de 2026
I. OBJETIVO DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO
Iluminata S.A.S. (en adelante “Iluminata S.A.S.” o la “Compañía”), comprometida con la seguridad de la información personal de sus usuarios, clientes, proveedores, contratistas, empleados y público en general, y con la finalidad de dar estricto cumplimiento a la normatividad vigente sobre protección de Datos Personales, en especial lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015 y demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen, presenta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “Política”).
En esta Política, la Compañía detalla: i) los lineamientos corporativos generales para proteger los Datos Personales; ii) la finalidad de la recolección; iii) los derechos de los Titulares; iv) el área responsable de atender las quejas y reclamos; y v) los procedimientos para conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información objeto de tratamiento.
La Compañía, en cumplimiento del derecho constitucional al Habeas Data, solo recolecta Datos Personales cuando así haya sido autorizado previamente por su Titular, implementando medidas claras sobre confidencialidad y privacidad.
II. DEFINICIONES PARA EFECTOS DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO
Para efectos de la presente Política, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
a) Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
b) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre las bases de datos y/o el Tratamiento. En este caso, Iluminata S.A.S.
c) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
d) Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
e) Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los relativos al estado civil, la profesión u oficio y la calidad de comerciante o servidor público.
f) Dato Semiprivado: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas.
g) Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el Titular.
h) Dato Sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como datos sobre origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, pertenencia a sindicatos, datos de salud, vida sexual y datos biométricos.
i) Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita dirigida a los Titulares cuyos datos personales están siendo tratados, en la cual se informa sobre la existencia de la Política de Tratamiento y la forma de acceder a la misma.
j) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
k) Política de Tratamiento: Se refiere al presente documento.
III. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, los principios que rigen el Tratamiento de los Datos Personales son:
a) Principio de legalidad: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y demás disposiciones que la desarrollen.
b) Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular.
c) Principio de libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no serán obtenidos o divulgados sin previa autorización, salvo mandato legal o judicial.
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e) Principio de transparencia: Se garantizará el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de los datos que le conciernan.
f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.
g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento será manejada con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida o acceso no autorizado.
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con las labores que comprende el Tratamiento.
IV. AUTORIZACIÓN
En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, la Compañía solicitará autorización previa, expresa e informada a los Titulares antes de recolectar o iniciar cualquier Tratamiento de sus Datos Personales. Dicha autorización será conservada en un medio que permita su consulta posterior y constituya prueba verificable de su otorgamiento.
La autorización del Titular podrá manifestarse de forma: (i) escrita, o (ii) a través de conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que fue otorgada, siempre que quede constancia verificable de la misma.
Esta autorización no será necesaria cuando medie mandato legal o judicial, conforme a los casos señalados en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012: (i) información requerida por entidad pública en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; (ii) Datos Públicos; (iii) casos de urgencia médica o sanitaria; (iv) tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y (v) datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
La Compañía conservará la prueba de las autorizaciones otorgadas de forma adecuada, respetando los principios de confidencialidad y privacidad de la información.
V. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
Los Datos Personales de los Titulares son recolectados, almacenados, usados y, excepcionalmente, puestos en circulación por la Compañía en desarrollo de su objeto social, con las siguientes finalidades:
a) Proveer sus productos y/o servicios.
b) Informar sobre cambios en sus productos y/o servicios.
c) Lograr una eficiente comunicación relacionada con sus productos, servicios, ofertas, alianzas, estudios, concursos y contenidos.
d) Evaluar la calidad de sus productos y/o servicios.
e) Realizar campañas de mercadeo para ofrecer descuentos o promociones de productos o servicios propios o de terceros.
f) Preparar estudios de mercado.
g) Elaborar estudios estadísticos.
h) Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales, directamente o en asocio con terceros.
i) Verificar los datos a través de consulta a bases de datos públicas o centrales de riesgos.
j) Enviar información sobre actividades desarrolladas por la Compañía o información de interés a través de diferentes medios.
k) Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos y autoridades competentes.
l) Compartir con terceros que colaboran con la Compañía y que para el cumplimiento de sus funciones deban acceder a la información, bajo los mecanismos de control descritos en la presente Política.
m) Soportar los procesos de auditoría de la Compañía.
n) Garantizar una correcta ejecución del contrato celebrado con el Titular.
o) Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas con clientes, proveedores y empleados.
p) Dar correcta ejecución al objeto social de la Compañía.
q) Garantizar la seguridad física de las instalaciones, bienes y personas a través del sistema de videovigilancia.
r) Realizar la gestión administrativa y financiera.
La información suministrada por el Titular será utilizada solo para los propósitos aquí señalados y una vez cese la necesidad del Tratamiento de los Datos Personales, los mismos deberán ser eliminados de las bases de datos de la Compañía, salvo que por disposición legal deban ser conservados, o archivados en términos seguros a efectos de solo ser divulgados cuando la Ley así lo exija.
Cuando la Compañía requiera tratar los datos para finalidades adicionales no contempladas en la presente Política, informará al Titular en el momento de la recolección y solicitará su autorización previa.
La Compañía, dentro de su objeto social y con la finalidad de desarrollar las actividades antes referidas, recolecta de sus Titulares información referente a sus Datos Personales, como por ejemplo: nombre, dirección, teléfono, documento de identidad, correo electrónico, datos laborales, datos de su núcleo familiar, datos de formación académica, datos médicos, datos financieros, entre otros. Lo anterior se justifica pues ILUMINATA S.A.S. es una compañía cuyo objeto social consiste en la comercialización y distribución de artículos decorativos. Por esta razón, la Compañía obtiene datos personales de sus contratistas, proveedores, clientes, empleados, entre otros.
VI. PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
La Compañía realiza la recolección de los Datos Personales a través de los documentos requeridos para la vinculación de clientes, proveedores y empleados, así como de los formularios dispuestos en sus canales presenciales y digitales.
Los Datos Personales recolectados son almacenados a través de software debidamente licenciado, con proveedores especializados con quienes se implementan mecanismos de control para la adecuada protección de la información.
1. Procedimiento para conocer la información
Quien desee conocer la información que la Compañía almacena en sus bases de datos, deberá enviar una comunicación a la dirección: Carrera 37 No. 10-303 Bodega 11, Acopi – Yumbo – Valle del Cauca, o al correo electrónico administracion@iluminata.com, indicando su intención de conocer la información y una dirección para dar respuesta.
Esta comunicación deberá estar suscrita por: (i) el Titular, acreditando su identidad; (ii) los causahabientes del Titular; (iii) el representante y/o apoderado del Titular; o (iv) por estipulación a favor de otro.
El Área Responsable dará respuesta en un término máximo de diez (10) días hábiles. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará expresando los motivos y señalando la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.
2. Procedimiento para actualizar, rectificar y suprimir la información – Atención de reclamos
Los Titulares podrán solicitar a la Compañía la actualización, rectificación o supresión de sus datos y/o revocar la autorización, mediante reclamo a la dirección: Carrera 37 No. 10-303 Acopi – Yumbo, Cali – Valle del Cauca, o al correo electrónico administracion@iluminata.com, indicando los hechos, la dirección para respuesta y los documentos que se quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al solicitante dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a la fecha de recibo, prorrogable por ocho (8) días hábiles adicionales con justificación al solicitante.
La solicitud de supresión y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual con la Compañía.
VII. INFORMACIÓN Y MECANISMOS DISPUESTOS COMO RESPONSABLE
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Razón social |
Iluminata S.A.S. |
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NIT |
805.019.549-5 |
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Domicilio |
Cali – Valle del Cauca |
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Dirección |
Carrera 37 No. 10-303 Bodega 11, Acopi – Yumbo |
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Teléfono |
(2) 690 0025 |
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Área encargada |
Dirección Administrativa y Financiera |
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Correo electrónico |
administracion@iluminata.com |
|
Página Web |
www.iluminata.com |
VIII. ÁREA RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La Dirección Administrativa y Financiera será el área encargada de recibir las solicitudes, quejas o reclamos de los Titulares o demás Interesados, garantizando una respuesta clara, eficiente y oportuna.
En todo tiempo, el Titular o los Interesados pueden contactarse con esta área para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos, y revocar la autorización.
IX. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables y/o Encargados del Tratamiento.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento, salvo cuando se exceptúe conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
c) Ser informado por el Responsable y/o Encargado, previa solicitud, respecto del uso dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la normatividad vigente.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Los derechos antes mencionados podrán ser ejercidos por el Titular o por los demás Interesados señalados en el numeral VI.
X. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
De conformidad con el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, el Responsable del Tratamiento tendrá los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas Data.
b) Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
d) Conservar la información bajo condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida o acceso no autorizado.
e) Garantizar que la información suministrada al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta y actualizada.
f) Actualizar la información, comunicando oportunamente al Encargado del Tratamiento todas las novedades.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad.
j) Tramitar las consultas y reclamos del Titular o los demás Interesados.
k) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular.
l) Informar al Titular o a los Interesados, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos.
m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad.
n) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
XI. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y DE LAS BASES DE DATOS
La presente versión de la Política de Tratamiento de Datos Personales de Iluminata S.A.S. rige a partir del [FECHA DE VIGENCIA – pendiente aprobación] y reemplaza la versión aprobada el 26 de julio de 2013.
El Tratamiento de los Datos Personales será efectuado mientras permanezcan vigentes las relaciones contractuales, comerciales o laborales con el Titular, incluido el término requerido para ejecutar la totalidad de las actividades tendientes al cumplimiento de las finalidades del Tratamiento.
Los datos personales deberán conservarse cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
XII. OTRAS DISPOSICIONES
a) La Compañía trata Datos Sensibles únicamente en el contexto de la vinculación laboral de sus empleados (datos de salud para afiliación a seguridad social, EPS y ARL). Para este tratamiento, informará a los Titulares: (i) que por tratarse de datos sensibles, no están obligados a autorizar su Tratamiento; y (ii) cuáles son los datos sensibles tratados y su finalidad específica.
b) Para el Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, la Compañía respetará su interés superior y derechos fundamentales, y solicitará autorización de su representante.
c) La Compañía recolectará, almacenará, usará o circulará los Datos Personales sobre los que se cuente con la debida autorización, por el término necesario conforme a las finalidades del Tratamiento y a las obligaciones legales o contractuales aplicables.